Home Office Spanien im Jahre 2023

 Begriffserklärung Telearbeit:

Einrichtung des Arbeitsplatzes:

Gemäß Art. 11 des RD 28/2020 hat der Fernarbeitnehmer das Recht sich vom Arbeitgeber die Arbeitsmittel, Werkzeuge und Ausstattungsmaterialien geben zu lassen, die für die Erbringung der Tätigkeit erforderlich sind.

Art. 12 dehnt das obige nochmals aus und besagt, dass “die Ausführung der Arbeit auf Distanz vom Arbeitgeber zu tragen oder zu kompensieren ist und keine Übernahme der mit der Ausstattung, Werkzeugen und mit der Arbeitserbringung verbundenen Mittel seitens des Arbeitnehmers beinhaltet“. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber jegliche Kosten, hinsichtlich der Beschaffung von Arbeitsmaterialien für die Telearbeit, erstatten lassen kann.

Home Office und Mietvertrag

In Zeiten von Mobilen Arbeiten und Home Office wird privater Wohnraum auch für die Ausübung des Gewerbes oder der Freiberufler Tätigkeit genutzt.

Hinweis:

Sobald Wohnraum für die betriebliche Tätigkeit genutzt wird, dann ist der gesamte Mietvertrag kein Wohnraummietvertrag mehr, was für den Vermieter bedeutet,

• dass er seine 60% Steuerbefreiung verliert
• Umsatzsteuer auf die Miete aufschlagen muss

Home Office im Eigenheim

Sollte es sich um kein Mietverhältnis handeln, sondern der Home Office Arbeiter in seiner eigenen Immobilie leben und arbeiten, dann ist steuerlich Vorsicht geboten.

Steuertipp:

Wenn eine zu Wohnzwecken genutzte Immobilie verkauft wird, und dort 3 Jahre lang der Erstwohnsitz bestanden hat, dann ist der Veräusserungserlöss steuerfrei.

• Wenn der Verkäufer 65 Jahre oder älter ist
• oder der Verkäufer jünger ist und den Verkaufserlös in eine neue Erstwohnsitzimmobilie investiert

Besteuerung und Sozialversicherung:

Zunächst einmal muss geklärt werden, ob sich der Aufenthalt im Homeoffice in Spanien auf mehr als 183 Tage erstreckt, in diesem Fall unterliegt die Person dem spanischen Arbeitsrecht (Artikel 8 der Rom I-Verordnung 593/2008 der EU; Art. 4 Abs. 1 und 2 DBA D-ESP). Gemäß Art. 1 RD 28/2020 wird eine Tätigkeit als solches angesehen, wenn man in einem Zeitraum von 3 Monaten und mit mindestens 30% des Arbeitstages im Homeoffice gearbeitet hat.

Angesichts der Besteuerung muss der Arbeitgeber in Deutschland die Lohnsteuer in Spanien abführen, wenn der Arbeitnehmer länger als 183 Tage in Spanien ist, denn somit ist der Arbeitnehmer in Spanien unbeschränkt einkommensteuerpflichtig.

Die dazugehörigen Regelungen findet man unter: Art. 4 und Art. 14 Doppelbesteuerungsabkommen Spanien-Deutschland und Art. 9 spanisches Einkommensteuergesetz.

Wenn sich der Arbeitnehmer während seiner Tätigkeit weniger als 183 Tage in Spanien aufhält, so ist er in Deutschland unbeschränkt einkommensteuerpflichtig.

Entsendung:

Eine Entsendung ist anders als eine Dienstreise zustimmungspflichtig, d.h. sie muss schriftlich als Ergänzung zum Arbeitsvertrag festgehalten werden.

Wird der Arbeitnehmer lediglich ins Ausland (Spanien) entsendet, so gelten dennoch die deutschen Regeln, wenn er sich nicht länger als 183 Tage in einem EU-Mitgliedsstaat aufhält.

Das Ganze ändert sich dann, wenn die 183 Tage überschritten werden, denn in diesem Fall ist der Arbeitnehmer, wie oben schon erläutert, in Spanien unbeschränkt einkommensteuerpflichtig.

Bezüglich der Sozialversicherung gelten gem. der Verordnung (EG) 883/2004 des Europäischen Parlaments weiterhin die dazugehörigen Vorschriften seines Ursprungslandes, wenn die Entsendung nicht länger als 24 Monate andauert.

Wenn die Entsendung länger als 3 Monate dauert, muss sich der entsandte Arbeitnehmer beim Ausländeramt seines Wohnsitzes melden. Sofern der Aufenthalt länger als 183 Tage ist, muss das Finanzministerium mithilfe des Formulars 147 davon in Kenntnis gesetzt werden.

Sozialversicherungsbeiträge Deutschland/Spanien im Vergleich

UNSER SERVICE

Juristische Begutachtung, ob in Ihrem Fall eine Betriebsstätte Anwendung findet  und

HOME OFFICE Servicepaket:

Anmeldung der GmbH / AG in Spanien – Erstellung des Arbeitsvertrages und der Lohnabrechnungen.

Pflichten des Arbeitgebers

Deutscher Arbeitgeber ist in Spanien anzumelden.

Nach der europäischen Verordnung 883/2004 ist der Arbeitnehmer in Spanien sozialversicherungspflichtig, wenn er mehr als 25% seiner Arbeitsleistung dort erbringt. Damit muss der deutsche Arbeitgeber sich in Spanien anmelden und monatlich eine spanische Lohnabrechnung erstellen.

QUICK START für das Home Office des ausländischen Arbeitgeber in Spanien

I. Anmeldung des deutschen Unternehmens bei den spanischen Behörden

• Erstellung einer notariellen Vollmacht als Entwurf zur Beurkundung bei Ihrem Hausnotar.
• Beantragung und Erhalt der spanischen Steuernummer des zeichnenden Geschäftsführers.
• Beantragung der spanischen Steuernummer – ohne Niederlassung in Spanien für die deutsche GmbH
• Beantragung der elektronischen Unterschrift für den Behördenverkehr: die elektronische Unterschrift muss alle 2 Jahre verlängert werden;
• Anmeldung des Unternehmens bei der spanischen Sozialversicherung, Einholung der Sozialversicherungsnummer für den Arbeitgeber
• Ausarbeitung des Arbeitsvertrages (spanich/deutsch- spanisch) mit dem Anhang für das spanische Telearbeitsgesetz mit Inventarliste der Arbeitsmittel
• Registrierung des Arbeitsvertrages bei dem spanischen Arbeitsministerium.
• Anmeldung des Arbeitnehmers bei der spanischen Sozialversicherung
• Sollte der Arbeitnehmer noch keine NIE Nummer haben, dann beantragen wir diese und anschließend die Sozialversicherungsnummer

Arbeitsvertrag

Der Arbeitsvertrag in Spanien richtet sich nach den spanischen Normen und vor allem dem Tarifvertrag in der Branche. Nichtsdestotrotz ist es möglich, Zusatzvereinbarungen zu treffen, die wir gerne nach der Konformität zum spanischen Arbeitsrecht prüfen und auf deutsch und spanisch dem Arbeitsvertrag beifügen. Hier ist beim Home Office die Kontrolle der Arbeitszeit und die Pflicht zur Präsenz im Unternehmen wesentlicher Vertragsaspekt. Auch der Arbeitsschutz ist verpflichtend und ein wichtiges Thema, was oftmals vergessen wird.

II. Betreuung des Unternehmens und Vertretung vor den spanischen Behörden

• Monatliche Gehaltsabrechnung und Zahlung der Sozialversicherungsabgaben pro Arbeitnehmer
• Vierteljährige Abgabe der Gehaltsrückstellungen bei dem spanischen Finanzamt, Abführung des Lohnsteuerabzuges.
• Übermittlung von Krankmeldungen an die spanische Sozialversicherung
• Wöchentliche Kontrolle der elektronischen Zustellbox für den Behördenverkehr.

Der deutsche Arbeitgeber muss im Quartal die Lohnsteuer in Spanien abführen und der Arbeitnehmer wird für diesen Lohnbezug in Spanien unbeschränkt einkommensteuerpflichtig.

Lohnsteuerabführungspflicht Unternehmen

In Spanien ist auch ein im Ausland, sei es Deutschland, oder Schweiz ansaessiges Unternehmen verpflichtet, spanische Lohnsteuer im Quartal abzuführen, wenn ein Arbeitnehmer im Home Office aus Spanien heraus für das deutsche Unternehmen arbeitet.

Die aktuelle Entscheidung von der Finanzgerichtsbarkeit DGT vom 23.12.2022 hat entschieden, dass das Schweizer Unternehmen, welches einen Arbeitnehmer in Spanien beschäftigt, nicht nach schweizer Recht die Lohnsteuer berechnen und in der Schweiz abführen kann und sich dabei auf das Doppelbesteuerungsabkommen berufen kann.

Das Schweizer Unternehmen muss in Spanien die Lohnsteuer abführen, gleichwohl, ob das Schweizer Unternehmen eine Betriebsstätte in Spanien hat oder nur einen Home Office Mitarbeiter. Es wird als gesetzliche Grundlage der Art.24.2. LIRNR genannt.

Hintergrundwissen:

Schon wenn ein Home Office Mitarbeiter länger als 2 Monate in Spanien arbeitet, muss das ausländische Unternehmen sich bei der spanischen Sozialversicherung und Steuerbehörde anmelden und dem Arbeitnehmer monatlich eine spanische Lohnabrechnung ausfertigen, nach dem zuvor ein Arbeitsvertrag nach spanischem Arbeitsrecht bei den spanischen Arbeitsbehörden angemeldet wurde.

Nutzen Sie unseren Service für das Unternehmen und den Arbeitnehmer die Anmeldung in Spanien durchzuführen, als

auch die vollständige steuerliche, arbeitsrechtliche und sozialversicherungsrechtliche langfristige Betreuung.

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Kontrolle der Arbeitszeiten im Home Office Spanien

Das Home Office ist nur rudimentär im spanischen Arbeitnehmergesetz Art.13 ET und in den verschiedenen Tarifverträgen ausgestaltet, und einer der Schwerpunkte in

1. einer Inspektion der spanischen Sozialversicherung und
2. auch ein möglicher Kündigungsgrund des Arbeitnehmerverhältnisses ohne Entschädigungszahlung, ist die Nichterfassung oder Nichteinhaltung der täglichen Arbeitszeiten im Home Office durch den Arbeitnehmer.

Merke: Registrierungspflicht ausländischer Unternehmen

In Spanien nicht ansässige Unternehmen, folglich auch ein deutsches oder schweizer Unternehmen, dass einen Arbeitnehmer im Home Office in Spanien beschäftigt, muss die spanischen Arbeitsnormen einhalten und sich ordentlich bei der Sozialversicherung und Steuerbehörde registrieren.

SERVICE: Nutzen Sie unseren Kanzleiservice als Steuerbüro und Gestoria in Spanien zur Anmeldung des Unternehmens und des Arbeitnehmers in Spanien.

Service für Arbeitgeber die Arbeitnehmer im Home Office beschäftigen

1. Kündigung Arbeitnehmer im Home Office in Spanien

Ein Arbeitnehmer im Home office in Spanien, der nicht täglich ordnungsgemäß seinen Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende an sein Unternehmen meldet, kann nach einer Abmahnung und Nichtfolgeleistung, fristlos disziplinarisch gekündigt werden, ohne die Entschädigungszahlung zu erhalten. Die meisten Unternehmen haben elektronische Zeiterfassungssysteme eingeführt, die bei Nutzung des PC, die Zeit erfassen.

Ebenso ist es in Kündigungsgrund, wenn der Arbeitnehmer auf Anordnung des Unternehmens im Home Office nicht verbleibt, sondern den Arbeitsplatz im Unternehmen verlangt.

2. Sozialversicherungsprüfung

Die Betriebsprüfungen werden nach der Corona Krise zunehmen, um zum einen den Missbrauch der ERTEs (Kurzarbeitanträge) zu prüfen und zum anderen auch, ob

• Arbeitszeiten und Zeiterfassung im Home Office
• Arbeitsschutz im Home Office eingehalten werden.

Bussgeld:

Die Sozialversicherung kann ein Bussgeld von 626 bis zu 6.250 EUR verhängen, wenn das Unternehmen dem Arbeitnehmer im spanischen Home Office kein Zeiterfassungssystem zur Verfügung stellt.

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Home Office Spanien

Betriebsstätte Spanien

Stand 06.05.2019

Zur Zeit steigt die Nachfrage nach sogenannten Home office.

Nach der spanischen Gesetzgebung ist das Home office nicht als Betriebstätte einzustufen, wenn dort nicht dauerhaft das deutsche Unternehmen in einem „Büro“ die Hauptaktivität ausüben lässt.

Bevor die spanischen Normen angewendet werden, ist zunächst der Art.5 DBA (Doppelbesteuerungsabkommen) Deutschland –Spanien anzuwenden. Wenn dieser keine Betriebsstätte bejaht, dann sind die spanischen Normen anzuwenden.

Auch der Art.5 des deutsch spanischen Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) spricht im Absatz 1 von einer festen Geschäftseinrichtung.

Negativ grenzt der Art.5 DBA Spanien Deutschland ab, dass ein Lager, bsp Amazon Lager, keine Betriebsstätte in Spanien darstellt. Dies hat auch die spanische Finanzrechtsprechung DGT V2099-12 bestätigt.

Art.22 LIS spanisches Körperschaftssteuergesetz und Art.13 LIRNR, sehen auch die Betriebsstätte in Spanien nur als gegeben an, wenn

• eine feste Einrichtung vorliegt,
• in der dauerhaft und regelmäßig eine gewerbliche Aktivität ausgeübt wird

oder es liegt keine feste Geschäftseinrichtung vor, aber es gibt einen Vertreter mit Abschlussvollmachten.

Beispiel 1

Ein deutsches Unternehmen eröffnet eine Fabrik und verkauft Waren an Endkunden – es liegt eine Betriebsstätte vor.

Hat das Unternehmen lediglich einen Vertreter, der von zu Hause in Valencia, Madrid oder Barcelona die Kunden bedient, ohne Verträge abzuschließen oder entsprechende Abschlussvollmachten zu besitzen, dann liegt keine Betriebsstätte vor.

Beispiel 2

Der Softwareingenieur, der von zu Hause aus, für das deutsche Unternehmen, online Software generiert, erzeugt keine Betriebsstätte, aber wenn er auch die Produkte in Spanien verkauft und die Wartung anbietet, dann könnte eine Betriebsstätte angenommen werden. Dies ist auch konform mit Art.5 DBA Spanien Deutschland und der Abgrenzung in Absatz 2e) zur Hilfstätigkeit.

Tipp

Wenngleich der Softwareingenieur in der Regel keine Betriebsstätte darstellt, ist der deutsche Arbeitgeber trotzdem verpflichtet, sich in Spanien bei der Finanzbehörde und Sozialversicherungsbehörde zu registrieren, da das Home Office und eine Erwerbstätigkeit von mehr als 25% für das deutsche Unternehmen in Spanien ausgeführt, zu einer Sozialversicherungspflicht des Arbeitnehmers in Spanien führt.

Servicepaket Home Office Anmeldung Spanien

Wenn der Arbeitnehmer zudem länger als 183 Tage in Spanien ansässig ist, dann ist dieser in Spanien einkommensteuerpflichtig und der deutsche Arbeitgeber muss eine spanische Lohnabrechnung erstellen, mit Abführung des Lohnsteuerabzuges im Quartal an das spanische Finanzamt.

Nutzen Sie unseren Kanzlei Service mit deutscher Steuerberatung in Spanien, für die komplette Anmeldung des deutschen Arbeitgebers in Spanien und die laufende Lohnbuchhaltung und Vertretung vor der spanischen Finanzbehörde.

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