Home Office Spanien im Jahre 2021

Seit der Corona Krise ist auch das Home Office innerhalb Spaniens zur Pflicht geworden und als teletrabajo oder trabajo a distancia bezeichnet. Die Gewerkschaften drängen auf eine weitergehende Regelung, so jetzt zuletzt die Bankengewerkschaft CECA. 

Im zwischenstaatlichen Bereich, spricht der Arbeitgeber ist in Deutschland und der Arbeitnehmer lebt in Spanien, besteht oftmals Unklarheit, welche Pflichten der Arbeitgeber hat.

Bislang konnte der Arbeitnehmer nicht zum Home Office gezwungen werden, sondern es musste im Arbeitsvertrag in Spanien einvernehmlich festgelegt werden, dass beide Parteien, Arbeitgeber und Arbeitnehmer einverstanden sind, dass der Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeitet.

Nunmehr mit dem Ausruf des Alarmzustandes kann der Arbeitnehmer eine eigene Risikobewertung durchführen, ob seine Gesundheit am Arbeitsplatz gefährdet wird und den Home Office Arbeitsplatz verlangen. Der Arbeitgeber muss dem zustimmen und erhält über das Finanzierungsprogramm ACELERA PYME Unterstützung zur Einrichtung der technischen Infrastruktur.

Tipp

Beliebt war das Home Office schon vor der Corona Krise vor allen Dingen bei deutschen Unternehmen und anderen ausländischen Unternehmen in Spanien, die keine Betriebsstätte eröffnen wollten, sondern ohne Körperschaftssteuerpflichten in Spanien mit einer Person präsent sein möchten.

Der Arbeitnehmer erhält einen spanischen Arbeitsvertrag und eine spanische Lohnabrechnung, während der Arbeitgeber weiterhin in Deutschland steuerlich ansässig ist, und nur für Lohnsteuer und Sozialversicherungszwecke in Spanien angemeldet wird.

Die gesetzliche Grundlage für den Home Office Arbeitsvertrag befindet sich in Art.13 ET (spanisches Arbeitnehmergesetz), wo die Schriftlichkeit des Arbeitsvertrages mit der Home Office Regelung vorgeschrieben wird und der Anspruch auf Entlohnung, als ob es ein Präsenzarbeitsverhältnis in der Betriebsstätte wäre, mit den gleichen Ansprüchen auf Fortbildung und Gesundheitsfürsorge. Die Arbeitszeitregistrierung ist kein Eingriff in die Privatsphäre des Arbeitnehmers und der Arbeitgeber hierzu verpflichtet, wenn kein Vollzeitarbeitsvertrag vorliegt.

Pflichten des Arbeitgebers

Deutscher Arbeitgeber ist in Spanien anzumelden.

Nach der europäischen Verordnung 883/2004 ist der Arbeitnehmer in Spanien sozialversicherungspflichtig, wenn er mehr als 25% seiner Arbeitsleistung dort erbringt. Damit muss der deutsche Arbeitgeber sich in Spanien anmelden und monatlich eine spanische Lohnabrechnung erstellen.

QUICK START für das Home Office des ausländischen Arbeitgeber in Spanien

I. Anmeldung des deutschen Unternehmens bei den spanischen Behörden

• Erstellung einer notariellen Vollmacht als Entwurf zur Beurkundung bei Ihrem Hausnotar.
• Beantragung und Erhalt der spanischen Steuernummer des zeichnenden Geschäftsführers.
• Beantragung der spanischen Steuernummer – ohne Niederlassung in Spanien für die deutsche GmbH
• Beantragung der elektronischen Unterschrift für den Behördenverkehr: die elektronische Unterschrift muss alle 2 Jahre verlängert werden;
• Anmeldung des Unternehmens bei der spanischen Sozialversicherung, Einholung der Sozialversicherungsnummer für den Arbeitgeber
• Ausarbeitung des zweisprachigen Arbeitsvertrages (deutsch- spanisch) und Registrierung des Arbeitsvertrages bei dem spanischen Arbeitsministerium.
• Anmeldung des Arbeitnehmers bei der spanischen Sozialversicherung. Sollte der Arbeitnehmer noch keine NIE Nummer haben, dann beantragen wir diese und anschließend die Sozialversicherungsnummer

Arbeitsvertrag 

Der Arbeitsvertrag in Spanien richtet sich nach den spanischen Normen und vor allem dem Tarifvertrag in der Branche. Nichtsdestotrotz ist es möglich, Zusatzvereinbarungen zu treffen, die wir gerne nach der Konformität zum spanischen Arbeitsrecht prüfen und auf deutsch und spanisch dem Arbeitsvertrag beifügen. Hier ist beim Home Office die Kontrolle der Arbeitszeit und die Pflicht zur Präsenz im Unternehmen wesentlicher Vertragsaspekt. Auch der Arbeitsschutz ist verpflichtend und ein wichtiges Thema, was oftmals vergessen wird.

II. Betreuung des Unternehmens und Vertretung vor den spanischen Behörden

• Monatliche Gehaltsabrechnung und Zahlung der Sozialversicherungsabgaben pro Arbeitnehmer 
• Vierteljährige Abgabe der Gehaltsrückstellungen bei dem spanischen Finanzamt, Abführung des Lohnsteuerabzuges.
• Übermittlung von Krankmeldungen an die spanische Sozialversicherung
• Wöchentliche Kontrolle der elektronischen Zustellbox für den Behördenverkehr.

Der deutsche Arbeitgeber muss im Quartal die Lohnsteuer in Spanien abführen und der Arbeitnehmer wird für diesen Lohnbezug in Spanien unbeschränkt einkommensteuerpflichtig. Dies ist nach Art. 4 und Art. 14 Doppelbesteuerungsabkommen Spanien-Deutschland und Art. 9 spanisches Einkommensteuergesetz geregelt.

Deutsche und spanische Lohnabrechnung im Kontrast

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