In Deutschland ist die elektronische Rechnung schon ab dem 01.01.2025 verpflichtend. Der Empfänger kann seine Akzeptanz nicht verweigern. Dagegen  wird in Spanien die Verpflichtung für spanische Unternehmen, insbesondere für die spanische GmbH (SL), Selbständige (autonomos), Freiberufler (Ärzte, Zahnärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater), ab dem 01.07.2027 beginnen und der Empfänger könnte sich weigern, eine elektronische Rechnung zu empfangen. Jedoch kann jede Weigerung Bussgelder nach sich ziehen.

 

150 EUR bis 6000 EUR wegen fehlerhafter Buchhaltung oder nicht korrekter oder verzögerter Rechnungsstellung

In Deutschland gibt es noch Übergangszeiten, so dass im Grunde nach bis Ende 2026 Papierrechnungen weiterhin versendet werden könnten. Erst ab dem 01.01.2028 gibt es die ausnahmslose Verpflichtung zur Ausstellung und Akzeptanz von Elektronischen Rechnungen im Nationalgebiet von Deutschland.

 

Vorerst sind E-Rechnungen nur im B2B Verkehr auszustellen und nicht international.

 

Steuerberater und IT Berater sollten in den Prozess der Einführung der elektronischen Rechnungssoftware im Unternehmen beigezogen werden. Schliesslich ist das Ziel, dass Umsatzsteuermeldungen mit den E-Rechnungen zukünftig automatisch sind, es sei national in Spanien als auch europaweit und die Buchhaltung durch direkte Verbindung – Rechnungsstellung – Buchhaltungskonto effizienter ist.

Schliesslich sind alle Originalbelege in einer Cloud oder sogar im selben Buchhaltungsprogramm online verfügbar und können im Original gespeichert werden. Die Papierarchivierung fiele weg.

 

Schnelleres Inkasso = Rechtlicher Vorteil der elektronischen Unterschrift. Wenn Rechnungssteller und Empfänger einverstanden sind, können E-Rechnungen als Vollstreckungstitel gelten, sprich man muss keine Zahlungsklage oder Mahnverfahren mehr bei Gericht einreichen.

Die elektronische Rechnung ist normalerweise ein Datensatz, dies bedeutet:

Aussteller der E-Rechnung benötigt eine elektronische Unterschrift (firma electronica), obligatorisch für alle SLs und eine Software wie XML CII, UBL, Edifact, FaCe, FacturaE oder EDI, zur Erstellung, Versendung und Aufbewahrung. Er haftet dafür, dass die genutzte Software zugelassen ist.

 

Wir bieten in Spanien für  unsere Buchhaltungskunden die Ausstellung der Rechnung an, so dass der Unternehmer die Software nicht anschaffen muss.

Empfänger der Rechnung (Selbständiger oder Unternehmen) benötigt eine Software, so dass die E-Rechnung sichtbar wird und er diese aufbewahren kann, für mögliche Steuerprüfungen. Aus diesem Grunde muss der Empfänger der E-Rechnung bestätigen, dass er die E-Rechnung akzeptiert, da seine Software kompatibel sein muss, mit der Software des Ausstellers der E-Rechnung.

Besonders in Spanien ist das E-Reporting. Damit kommuniziert der Rechnungsempfänger, wann er die Rechnung bekommen hat, teils oder ganz bezahlt hat, oder die Rechnung zurückgewiesen hat.

Die elektronische Rechnung darf nur ausgestellt werden, wenn der Empfänger über die elektronische Rechnungsstellung informiert wurde und diese akzeptiert und die Übertragung muss mit elektronischer Unterschrift oder via EDI erfolgen.

Die E-Rechnung hat folgende Grundvoraussetzungen, wie Lesbarkeit, Authentitätsausweis, Unveränderbarkeit des Rechnungsinhalts. Im übrigen muss der Inhalt der Rechnung identisch sein, mit der einer gewöhnlichen Papierrechnung.

 

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