Checkliste zur Vorbereitung auf die eRechnung

Abstimmung mit dem IT-Dienstleister der Rechnungssoftware

• Ist die Umsetzung mit der vorhandenen Software möglich?
• Wenn nicht, welche Software passt zu meinem Geschäftsmodell?
• Ist es sinnvoll, in diesem Zuge weitere Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren?

Abstimmung mit der Steuerkanzlei

• Welcher Grad der Anpassung ist mindestens erforderlich?
• Wenn das Rechnungswesen bisher analog ist: in Abstimmung mit der Steuerkanzlei digitalisieren.
• Wenn das Rechnungswesen bisher nur als BelegDigitalisierer dient: die Digitalisierung sollte erweitert, die Software angepasst werden
• Wenn das Rechnungswesen. bisher als Voll-Digitalisierer fungiert: Software anpassen.

Anforderungen an das zukünftige Umsatzsteuer-Meldesystem beachten (national, EU-weit)

Empfang der E-Rechnung vorbereiten

• Die vorhandenen beziehungsweise erforderlichen Schnittstellen prüfen oder zumindest eine zentrale Mailadresse einrichten, zum Beispiel »Rechnungseingang@firmaXYZ.de«.
• Hier sollten Sie einen Viren-/ Schadsoftwarescanner einrichten, der alle eingehenden Mails überprüft.

Prozesse im Unternehmen auf den Prüfstand stellen

• Ablauf des Rechnungseingangs und des Imports in das Rechnungswesen prüfen und anpassen.
• Ablauf der Rechnungsprüfung / Richtigkeit der Angaben (Achtung, es handelt sich oftmals nur um einen strukturierten, nicht lesbaren Datensatz. Hier Konvertierungssoftware beschaffen.)
• Ordnungsgemäße Archivierung der Rechnungsdatei.

Die wesentlichen Schritte in der Verfahrensdokumentation dokumentieren

• Die Dokumentation ist bereits heute für jedes digitale Verfahren im Rechnungswesen erforderlich. Inhalt, Aufbau und Ergebnisse der digitalen Prozesse sollen vollständig und schlüssig ersichtlich sein.
• Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein
• Die neuen Prozesse rund um die E-Rechnung sind in der Verfahrensdokumentation zu ergänzen.

IT-Sicherheit

• E-Rechnungsdaten sollten schon beim Empfang geprüft werden (Viren, Schadsoftware), zum Beispiel direkt im Mailpostfach.
• Mitarbeitende des Rechnungswesens auf die Gefahr von Cyberattacken durch Mailanhänge hinweisen beziehungsweise schulen.

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